Iratrendezés
Iratrendezés
A rendezett iratok között a keresési idő számottevően lecsökken. Így a hasznos munkaidő is jelentősen megnő. A rendezést igény szerint, a cég számára legmegfelelőbb módon végezzük, hogy senkinek ne okozzon gondot az iratkezelés a továbbiakban. Ha egyszer rendezve lett minden irat, utána már rendkívül egyszerű lesz a rend betartása is.
A rendezésnek több szintje van.
Iratanyag rendezése az ügyfél igényéhez, munkafolyamataihoz igazodva az egyszerűbb és gyorsabb adminisztrációs folyamatok érdekében. 3 típust különböztetünk meg:
- Tétel szintű iratrendezés során az egyes iratokat irat fajtánként (pl. számlák, szerződések, adott telephely, adott termékéről készült munkalapok stb.) csoportosítjuk, tételeket állítunk fel, majd ezeket az évente ismétlődő iratokat azonosítóval ellátva a saját keletkezési événél helyezzük el.
- Darabszintű iratrendezés során az egybetartozó ügyiratok (pl. levelezés egy adott szolgáltató céggel az ajánlatkéréstől a megállapodásig) tekintjük rendezési alapegységnek, mely alapegységek időbeliségét helyreállítva hozzuk létre az irattári rendet.
- Lapszintű iratrendezés esetén az egyes ügyiratokon belül is helyreállítjuk az esetleg megbomlott időbeli és/vagy nyilvántartási szám szerinti sorrendet. Erre a rendezésre ügyfeleink általában csak akkor tartanak igényt, ha komoly jogkövetkezmény fűződik az iratok szigorú rendjének ismeretéhez (pl. projektdossziék, pályázati anyagok stb).
Irattári jegyzék, terv, iratkezelési szabályzat készítése. Iratok rendszerben történő tárolására szolgál, ezzel elősegítve gyors visszakereshetőségüket. Fontos szempont az is, hogy mely dokumentumot mennyi ideig kell őrizni, és mikor válik selejtezhetővé, az irattári tervben ezt is pontosan kell definiálni. Elvünk, hogy az a jó irattári jegyzék, mely gyorsan áttekinthető és érthető szerkezetű. Épp ezért az iratokról készült jegyzéket excel táblákban készítjük el, melyek számítógépen futtatva, az egyszerű keresőfunkciót alkalmazva teszik lehetővé az iratok gyors megkeresését.
Selejtezés
A selejtezés célja, hogy ügyfeleink iratai közül kiválogassuk azokat az iratokat, melyekre ügyviteli szempontból már nincs szüksége és melyek a hatályos jogszabályi előírások szerint már megsemmisíthetők.
A megsemmisítés előtt az iratokról típusonként és évek szerinti csoportosításban jegyzéket készítünk.Ezáltal a felesleges iratok nem lassítják a mindennapi munkát, nem foglalják a helyet feleslegesen.
Cégcsoportunkból a DOCUDIGIT Kft. végzi a digitalizálási tevékenységet.
Iratrendezés
A rendezett iratok között a keresési idő számottevően lecsökken. Így a hasznos munkaidő is jelentősen megnő. A rendezést igény szerint, a cég számára legmegfelelőbb módon végezzük, hogy senkinek ne okozzon gondot az iratkezelés a továbbiakban. Ha egyszer rendezve lett minden irat, utána már rendkívül egyszerű lesz a rend betartása is.
A rendezésnek több szintje van.
Iratanyag rendezése az ügyfél igényéhez, munkafolyamataihoz igazodva az egyszerűbb és gyorsabb adminisztrációs folyamatok érdekében. 3 típust különböztetünk meg:
- Tétel szintű iratrendezés során az egyes iratokat irat fajtánként (pl. számlák, szerződések, adott telephely, adott termékéről készült munkalapok stb.) csoportosítjuk, tételeket állítunk fel, majd ezeket az évente ismétlődő iratokat azonosítóval ellátva a saját keletkezési événél helyezzük el.
- Darabszintű iratrendezés során az egybetartozó ügyiratok (pl. levelezés egy adott szolgáltató céggel az ajánlatkéréstől a megállapodásig) tekintjük rendezési alapegységnek, mely alapegységek időbeliségét helyreállítva hozzuk létre az irattári rendet.
- Lapszintű iratrendezés esetén az egyes ügyiratokon belül is helyreállítjuk az esetleg megbomlott időbeli és/vagy nyilvántartási szám szerinti sorrendet. Erre a rendezésre ügyfeleink általában csak akkor tartanak igényt, ha komoly jogkövetkezmény fűződik az iratok szigorú rendjének ismeretéhez (pl. projektdossziék, pályázati anyagok stb).
Irattári jegyzék, terv, iratkezelési szabályzat készítése. Iratok rendszerben történő tárolására szolgál, ezzel elősegítve gyors visszakereshetőségüket. Fontos szempont az is, hogy mely dokumentumot mennyi ideig kell őrizni, és mikor válik selejtezhetővé, az irattári tervben ezt is pontosan kell definiálni. Elvünk, hogy az a jó irattári jegyzék, mely gyorsan áttekinthető és érthető szerkezetű. Épp ezért az iratokról készült jegyzéket excel táblákban készítjük el, melyek számítógépen futtatva, az egyszerű keresőfunkciót alkalmazva teszik lehetővé az iratok gyors megkeresését.
Azért költséghatákonyabb, mert egy dokumentumszkenneléssel foglalkozó cég erre specializálódott – beszerezte az eszközparkot, minden munkafolyamatát erre hegyezte ki, és hatékonyan fel tud dolgozni az ügyfél számára akár kamionnyi dokumentumhegyet. Így költséghatékonyabb a szkennelés, mintha egy (vagy több) kollégát kellene alkalmazni erre a feladatra.
Selejtezés
A selejtezés célja, hogy ügyfeleink iratai közül kiválogassuk azokat az iratokat, melyekre ügyviteli szempontból már nincs szüksége és melyek a hatályos jogszabályi előírások szerint már megsemmisíthetők.
A megsemmisítés előtt az iratokról típusonként és évek szerinti csoportosításban jegyzéket készítünk.Ezáltal a felesleges iratok nem lassítják a mindennapi munkát, nem foglalják a helyet feleslegesen.
Cégcsoportunkból a DOCUDIGIT Kft. végzi a digitalizálási tevékenységet.