Digitalizálás
Digitalizálás, szkennelés
Ma már nem lehet a papír foglya az információ.
Logikus, hogy a beérkező papír alapú dokumentumokat (legyenek azok levelek, számlák, szerződések, jelentések stb.) azonnal digitalizáljuk és a dokumentumkezelő rendszerbe töltjük, mert úgy könnyebb kezelni, időt spórolunk illetve gyorsabban reagálunk a piaci változásokra.
Mit teszünk akkor, ha hatalmas mennyiségű dokumentumunk van?
Egy ilyen feldolgozási folyamat így zajlik:
- A dossziékat szortírozzuk prioritás és típus szerint. Ez az előfeldolgozási fázis, amellyel (a szortírozás miatt) felgyorsítjuk a digitalizációt, illetve a sürgős dokumentumokat előre tudjuk venni.
- A dokumentumokat tömegesen szkenneljük (speciális gépparkkal rendelkezünk, amely egyszerre nagymennyiségű dokumentumot tud kifogástalan minőségben beolvasni).
- Elvégezzük a minőségellenőrzést. Megnézzük, hogy minden szkennelt dokumentum éles-e, minden szöveggé alakított szkennelt dokumentum szöveghű-e, minden oldal megvan-e -- tehát megtaláljuk az összes lehetséges hibát, ami a digitalizációkor előfordulhat, és ha valamelyik dokumentum hibás, akkor javítjuk.
- A dokumentumokat indexáljuk és feltöltjük egy dokumentumkezelő rendszerbe vagy a megadott tárhelyre. Tökéletesen címkézett, így gyorsan visszakereshető digitális dokumentumokat kap az ügyfél.
Ezzel a folyamattal hatalmas mennyiségű dokumentumhegyet tudunk digitális és jól rendszerezett dokumentumokká alakítani – Önnek csak annyit kell megoldania, hogy a dokumentumok eljussanak hozzánk.
Miért éri meg kiszervezni a digitalizálást?
Elsősorban azért, mert gyorsabb és olcsóbb, mintha Ön házon belül oldaná meg a szkennelést.
- Megvan az eszközparkunk, így villámgyorsan digitalizálhatjuk a dokumentumokat.
- Megvan a szaktudásunk, így kiváló minőségű, szakszerűen indexált anyagokat adunk vissza – mindig hibamentesen.
- Költséghatékonyabb, mintha házon belül szkennelne.
Azért költséghatákonyabb, mert egy dokumentumszkenneléssel foglalkozó cég erre specializálódott – beszerezte az eszközparkot, minden munkafolyamatát erre hegyezte ki, és hatékonyan fel tud dolgozni az ügyfél számára akár kamionnyi dokumentumhegyet. Így költséghatékonyabb a szkennelés, mintha egy (vagy több) kollégát kellene alkalmazni erre a feladatra.
Cégcsoportunkból a DOCUDIGIT Kft. végzi a digitalizálási tevékenységet.
Digitalizálás
Ma már nem lehet a papír foglya az információ.
Logikus, hogy a beérkező papír alapú dokumentumokat (legyenek azok levelek, számlák, szerződések, jelentések stb.) azonnal digitalizáljuk és a dokumentumkezelő rendszerbe töltjük, mert úgy könnyebb kezelni, időt spórolunk illetve gyorsabban reagálunk a piaci változásokra.
Mit teszünk akkor, ha hatalmas mennyiségű dokumentumunk van?
Egy ilyen feldolgozási folyamat így zajlik:
- A dossziékat szortírozzuk prioritás és típus szerint. Ez az előfeldolgozási fázis, amellyel (a szortírozás miatt) felgyorsítjuk a digitalizációt, illetve a sürgős dokumentumokat előre tudjuk venni.
- A dokumentumokat tömegesen szkenneljük (speciális gépparkkal rendelkezünk, amely egyszerre nagymennyiségű dokumentumot tud kifogástalan minőségben beolvasni).
- Elvégezzük a minőségellenőrzést. Megnézzük, hogy minden szkennelt dokumentum éles-e, minden szöveggé alakított szkennelt dokumentum szöveghű-e, minden oldal megvan-e -- tehát megtaláljuk az összes lehetséges hibát, ami a digitalizációkor előfordulhat, és ha valamelyik dokumentum hibás, akkor javítjuk.
- A dokumentumokat indexáljuk és feltöltjük egy dokumentumkezelő rendszerbe vagy a megadott tárhelyre. Tökéletesen címkézett, így gyorsan visszakereshető digitális dokumentumokat kap az ügyfél.
Ezzel a folyamattal hatalmas mennyiségű dokumentumhegyet tudunk digitális és jól rendszerezett dokumentumokká alakítani – Önnek csak annyit kell megoldania, hogy a dokumentumok eljussanak hozzánk.
Miért éri meg kiszervezni a digitalizálást?
Elsősorban azért, mert gyorsabb és olcsóbb, mintha Ön házon belül oldaná meg a szkennelést.
- Megvan az eszközparkunk, így villámgyorsan digitalizálhatjuk a dokumentumokat.
- Megvan a szaktudásunk, így kiváló minőségű, szakszerűen indexált anyagokat adunk vissza – mindig hibamentesen.
- Költséghatékonyabb, mintha házon belül szkennelne.
Azért költséghatákonyabb, mert egy dokumentumszkenneléssel foglalkozó cég erre specializálódott – beszerezte az eszközparkot, minden munkafolyamatát erre hegyezte ki, és hatékonyan fel tud dolgozni az ügyfél számára akár kamionnyi dokumentumhegyet. Így költséghatékonyabb a szkennelés, mintha egy (vagy több) kollégát kellene alkalmazni erre a feladatra.
Cégcsoportunkból a DOCUDIGIT Kft. végzi a digitalizálási tevékenységet.